Ça veut dire quoi être organisé ? (partie 1/3)
Il y a des gens comme ça, qui sont bien organisés. On leur dit : “oh lala dis donc, tu es bien organisé !” On a une image assez vague de quelqu’un qui range tout dans des classeurs, avec des codes couleurs, tout est bien classé dans des boites, rien ne dépasse et les stylos sont alignés parallèlement les uns aux autres sur son bureau. Un peu balai dans le cul quoi.
Il y en a d’autres qui sont adeptes du “chaos organisé”. Quand on leur dit : “ça alors, c’est un peu le bordel chez toi !” ils ou elles répondent : “oui mais je sais où sont les choses.”
Puis il y a ceux qui sont complètement largués, qui ne savent pas où ils en sont et qui perdent tout.
Cette taxonomie n’est certainement pas complète mais c’est pas grave, intéressons-nous aux deux premiers types de personnes que j’ai décrit plus haut : Monsieur Classeur et Madame Bordel-Organisé. Peut-on dire qu’ils sont tous les deux “bien organisés” ? Eh bien ça dépend.
En fait, quand je pose cette fameuse question aux participants de mes ateliers ou à mes élèves : “ça veut dire quoi être bien organisé ?”, les réponses portent souvent sur les résultats, les conséquences de l’organisation :
C’est quand on est efficace, qu’on arrive à tout faire.
Quand on est jamais en retard.
On le sent, on est serein, pas stressé.
Et à l’inverse qu’on est pas organisé, on serait “la tête sous l’eau”, sous pression, à courir dans tous les sens.
“Être organisé” serait donc un état dans lequel on est capable de faire face à toute éventualité en utilisant de façon efficace les ressources qu’on a à disposition, et ce sans perdre trop de temps et d’énergie.
Donc si Monsieur Classeur met trois plombes à trouver un document en parcourant ses dix milles intercalaires, ou si Madame Bordel-Organisé est toujours à la bourre, bah il et elle ne sont pas organisés. À l’inverse, s’ils sont régulièrement capables d’atteindre leurs objectifs avec une relative sérénité, on peut dire qu’ils sont bien organisés.
L'organisation n’est pas une fin en soi, c’est un moyen d’arriver à un résultat. Et “être organisé” c’est avoir un système d'organisation qui permet d’arriver à ce résultat avec un effort relativement réduit. Si on va plus loin, on peut même dire qu’un bon système d’organisation nous permet de répondre avec calme à divers objectifs, même s’ils se présentent à nous de façon inopinée (les fameux imprévus).
Bon, analysons un peu tout ça, parce qu’il y a plusieurs éléments intéressants :
L’organisation sert à faire des choses
On veut faire ces choses de façon efficace, c’est à dire rapidement et en dépensant le moins d’énergie possible
Enfin, il y a un élément de clarté mentale, de sérénité, on ne veut pas se poser milles questions, on veut que ça roule
Cela rejoint les définitions données par le Larousse. Être organisé :
Prendre les dispositions convenables en vue d’un résultat déterminé ; être prêt pour quelque chose.
Être apte à organiser sa vie, ses affaires, être méthodique, ne rien laisser au hasard.
Oui bon et alors, ça nous dit pas comment on fait pour être organisé !
Si on recherche “être organisé” sur Google on va tomber sur beaucoup de listes du genre : 13 étapes, ou 9 astuces, ou encore 6 conseils pour être organisé, quand ce n’est pas carrément “le secret” des gens organisés.
En fait tout ça ce sont des techniques, des stratégies d'organisation. Elles peuvent être très utiles et efficaces dans certaines situations, et parfois complètement hors sujet par rapport à notre cas personnel.
Ce n’est pas ce que je recherche. Moi je veux quelque chose de systématique, qui marche tout le temps. Je veux savoir ce que c’est l’essence d’un bon système d’organisation.
Pour ça il faut faire une abstraction : définir un cadre général dans lequel on peut faire rentrer toutes ces astuces, ces techniques, ces stratégies, et qui garantisse un système d’organisation complet.
C’est comme ça que j’ai défini 5 étapes, ou plutôt 5 éléments à respecter pour créer un système d’organisation complet. J'utilise souvent le mot étapes parce que c’est plus catchy, mais en réalité il ne s’agit pas d’un processus linéaire. Le but c’est d’avoir une stratégie pour chaque étape et sous-étape (oui parce qu’il y a aussi des sous-étapes), ce qui implique parfois de faire des allers-retours, de commencer par le milieu, puis de voir la fin, puis le début, puis de retourner à la fin… bref vous voyez le genre.
On peut voir chaque étape, ou élément, comme une question à laquelle il faut apporter une réponse.
Les 5 étapes sont les suivantes :
Faire un inventaire
Définir des priorités et faire un tri
Ranger
Être flexible
Planifier l’entretien
Lire la suite : voyons ces 5 étapes une par une, avec les sous-étapes, et des exemples pour que ce soit plus clair