2 exemples de systèmes d’organisation complets (partie 2/3)
Lire la partie 1 : ça veut dire quoi être organisé ?
Les 5 étapes de l’organisation sont les suivantes :
Faire un inventaire
Définir des priorités et faire un tri
Ranger
Être flexible
Planifier l’entretien
Voyons ces 5 étapes une par une, avec les sous-étapes, et des exemples pour que ce soit plus clair.
Prenons deux exemples de systèmes d’organisation complets : Jean Claude, qui veut organiser ses vêtements et Rachida, qui veut organiser un voyage.
Jean Claude a tous ses vêtements dans un placard, mais il se rend compte qu’il y a plein de choses qu’il ne met jamais, qui prennent la poussière, ou qui sont rongées par les mites. En plus, notre bon JC aime bien renouveler sa garde robe, il fait régulièrement des friperies à l'affût de la perle rare.
Rachida, elle, a besoin de vacances. Ça fait un moment qu’elle n’a plus fait ce qu’elle considère un “vrai” voyage : partir à l’aventure, monter dans un train vers l’inconnu, dormir dans des dortoirs et rencontrer des gens. En effet il y a eu le COVID, puis le boulot… bref, cet été plus d'excuses.
Première étape : INVENTAIRE
Jean Claude est devant son placard ouvert, des habits sont compactés dans le fond et d’autres dégoulinent à l’avant. Il décide de tout sortir et fait des tas : un tas de pantalons, un tas de t-shirts, un tas de chemises, un tas avec les affaires de sport, un tas de chaussettes, un tas de sous-vêtements… et il y a des trucs qu’il ne sait pas trop dans quel tas mettre : les cravates, les noeuds papillons, les chapeaux, les bonnets, gants et autres. Il décide de faire un tas “accessoires” (pour les mariages, baptêmes, enterrements…) et un tas “hiver” (tout ce qui ne contribue pas vraiment au style, mais qui tient chaud).
Le placard est maintenant vide. Il en profite pour faire un rapide coup de poussière et enlever quelques toiles d'araignées. Il regarde ses tas et se dit “bon, j’en ai beaucoup trop”. En passant en revue tous ses vêtements, il s’est rendu compte qu’il y en a bien 80% qu’il ne mettait presque jamais.
Rachida regarde son globe. Où partir ? Elle pense à son compte en banque… et à cette résolution qu’elle a prise de moins prendre l’avion. OK, elle restera en Europe.
Ça tombe bien, elle a plein d’amis en Europe, certains qu’elle n’a pas vu depuis longtemps : Didier à Copenhague, Lucile à Rotterdam, Marie à Bruxelle, Hope à Zurich, Helena à Vienne et Stéphanie à Milan. Ah oui et Bálint à Budapest ! Et Ahmed à Sarajevo, et Dimitra à Athènes ! “Bon là, la Grèce, ça fait peut-être un peu loin” se dit-elle.
Elle va sur un site de carte en ligne et marque tous ces points : Copenhague, Rotterdam, etc. jusqu’à Athènes. Voilà qui ferait un beau voyage… mais sûrement optimiste niveau timing et budget. Elle trace une ligne verticale qui passe par Berlin et qui sépare l’Europe en deux parties : Ouest et Est. Une autre ligne horizontale passant par Zurich délimite le Nord et le Sud. Elle arrive à 4 zones :
Nord-Ouest : Didier, Lucile, Marie, Hope
Nord-Est : Helena, Bálint
Sud-Ouest : Stéphanie et Marc (qui est à Lyon et dont elle vient de se souvenir en regardant la carte)
Sud-Est : Ahmed, Dimitra
Jean Claude et Rachida ont tous les deux fait un inventaire : ils ont fait la liste de tous les items à organiser (des vêtements d’un côté, des destinations de l’autre) et les ont classés dans des catégories pour y voir plus clair.
Dans le cas de Jean Claude, les catégories (chemises, chaussettes, etc…) ont été définies avant de faire l’inventaire. Il a bien pris soin de ne pas avoir de catégorie “autre”, ou “divers”. Bien joué Jean Claude !
Au contraire Rachida a commencé par faire sa liste, puis l’a divisée en 4 catégories. Faire ces catégories l’a aidé à trouver des idées supplémentaires pour allonger sa liste (“ah ou c’est vrai, il y a Marc à Lyon !”)
Résumé :
| Jean Claude | Rachida | |
| Inventaire |
Liste : sortir tous les vêtements du placard et les inspecter un par un Catégories : faire des tas en fonction du type de vêtement |
Liste : villes Européenne avec des amis Catégories : zones géographiques |
| Tri et priorité | ||
| Rangement | ||
| Flexibilité | ||
| Entretien |
Deuxième étape : TRI et PRIORITÉ
Jean Claude se dit qu’il est grand temps de faire du tri et de se débarrasser de certaines de ses vieilles fringues. Mais comment décider quoi garder et quoi jeter (ou donner ou recycler) ?
Il y a certaines choses qui sont évidentes, les tenues qu’il met tout le temps vont bien entendu rester. Il les met de côté pour qu’elles soient les plus faciles d’accès lorsqu’il aura tout rangé. Tout ce qui est abîmé ou troué va aller au recyclage. OK. Et le reste ?
Il décide d’énoncer une règle : “si je ne l’ai pas mis pendant l’année écoulée, ça vire.”
Le tri commence et les tas se vident partiellement dans deux sacs poubelles : un pour le recyclage et un autre pour donner.
Après un moment, JC commence à y voir plus clair. Il saisit alors son beau nœud papillon et le regarde un moment. Ça va bien faire deux ans qu’il ne l’a pas mit, il n’a pas vraiment eu l’occasion (peu de mariages depuis le COVID). Mais bon, il ne va pas le jeter, il est beau ce nœud papillon, et il n’en a qu’un ! Il décide d’une nouvelle règle : “si c’est un item qui sert une fonction unique, je le garde.” Le nœud papillon ne sert pas souvent, mais il sert en des occasions spécifiques : il reste. Pareil pour les collants de ski.
Rachida vérifie qu’elle a bien les contacts de tous les gens de sa liste et leur envoie à chacun(e) un message du genre : “Hey, comment ça va ? ça fait longtemps hein, quoi de neuf ? J’ai prévu de faire un voyage en Europe cet été et je pensais peut-être passer dans ta ville. Est-ce que tu seras là, ce serait cool qu’on puisse se voir !” Bien sûr, elle personnalise chaque message et ne manque pas de donner des ses nouvelles à elle.
Après quelque jours elle a presque toutes les réponses. Certains sont disponibles, pour d’autres ça a l’air compliqué. Elle note les disponibilités de chacun(e) et met toutes ces données dans une sorte de diagramme de Gantt, pour voir facilement qui est disponible et quand.
Helena et Ahmed ne lui ont pas répondu, il semble donc qu’elle n’ira pas à l’Est : pas assez de monde disponible, pas rentable.
En éliminant le Nord-Est et le Sud-Est, voici ce qui lui reste.
Devant ce nouveau diagramme, Rachida se demande quelle stratégie adopter. Doit-elle maximiser le nombre de personnes qu’elle va voir ? Ou veut-elle prendre son temps pendant le voyage ?
Sa première intention était de partir à l’aventure. Et sa première intuition a été de faire la liste de ses amis. Clairement, ces deux critères (aventure + voir des gens) pointent vers l’envie de maximiser le nombre de destinations. Elle décide finalement de ne pas réduire sa liste davantage et de voir si elle arrive à faire rentrer 6 destinations dans un voyage de 2 semaines.
Nos deux amis ont défini des critères précis qui leur ont permis de faire un tri et d’établir des priorités.
Jean Claude à défini comme critère la fréquence d'utilisation de ses vêtements, puis a ajouté comme règle d’avoir au moins un item disponible pour chaque circonstance (mariages, montagne…).
Rachida a choisi comme critère principal l’aventure, qui implique pour elle de maximiser le nombre de destinations. Elle a donc éliminé les zones où le moins de monde était disponible et créera son itinéraire de façon à maximiser les rencontres.
Résumé :
| Jean Claude | Rachida | |
| Inventaire |
Liste : sortir tous les vêtements du placard et les inspecter un par un Catégories : faire des tas en fonction du type de vêtement |
Liste : villes Européenne avec des amis Catégories : zones géographiques |
| Tri et priorité |
Éliminer : vêtements abîmés, troués, pas porté depuis un an et qui ne servent pas une occasion particulière Priorité : tenues portées régulièrement (au moins une fois par semaine) |
Éliminer : zones avec le moins d’amis disponibles Priorité : aventure, maximiser le nombre de destination, pas d’avion, budget limité |
| Rangement | ||
| Flexibilité | ||
| Entretien |
Troisième étape : RANGEMENT
La masse de vêtements a bien diminué, mais reste toujours conséquente. Jean Claude regarde les piles restantes, puis le placard vide. Il y a cinq étagères, deux tiroirs et une penderie. Bon si ça rentrait avant, il n’y a pas de raison que ça ne rentre plus maintenant. Mais Jean Claude aimerait bien que tout soit à portée de main. Plus de pile qui cache des piles qui cache des piles !
Il y a certaines évidences : les chemises vont aller dans la penderie, et les 3 étagères les plus accessibles vont accueillir les tenues qu’il met régulièrement. Puis les tenues secondaires pour les étagères du haut et du bas, les sous vêtements qui vont aller dans un tiroir. Et enfin les affaires de sport, d’hiver, et les accessoires. Le problème c’est qu’il n’y a plus qu’un tiroir disponible. Que faire ? Tout compresser là dedans ? C’était son ancienne stratégie et c’est ce qu’il voulait changer.
Finalement il décide de se procurer un rangement supplémentaire : un coffre dans lequel il pourra mettre les affaires d’hiver et qui ira au-dessus du placard. Le dernier tiroir sera pour les affaires de sport, qu’il veut garder à disposition pour ne pas se démotiver d’aller à la salle et de courir.
Reste les accessoires, qu’il utilise rarement, et qui pourront aller dans des tiroirs libres d’autres meubles, dans d’autres pièces. Il en profite pour noter la liste desdits accessoires sur un morceau de papier, avec leurs emplacements, qu’il colle sur l’une des paroies du placard. Comme ça il n’oubliera pas ce qu’il a, et où il l’a rangé. Ça changera d’avant.
Marie n’est disponible que la première semaine de juillet et Hope la deuxième semaine. Par ailleurs, Rachida sait qu’elle peut poser deux semaines de congé. Ce sera donc les deux premières semaines de juillet.
Elle fait un tableau avec ses jours de vacances (qui commencent le vendredi 28 juin au soir et finissent le dimanche 14 juillet) et fait des simulations sur internet pour voir les temps de trajets entre toutes les villes (en train).
Elle décide de faire une boucle, dans le sens des aiguilles d’une montre, en partant de Bruxelles. Il y a deux trajets qui seront un peu longs : pour aller à Copenhague et en revenir. Elle décide de couper le trajet Copenhague - Zurich en deux pour faire une étape en train de nuit et de rajouter une nuit en auberge de jeunesse à Francfort.
Rachida sait que ce genre de voyage en Europe et en train est idéal pour le pass Interrail, qui lui permettra de prendre autant de trains qu’elle veut pour 350€. C’est un budget, mais elle sait que comme elle dormira chez des amis, elle n’aura qu’une seule nuit à payer sur les deux semaines, donc ça vaut le coup !
Elle note toutes ses étapes dans un carnet, ainsi que les différents horaires des trains qui l’intéresse. Elle pourra les prendre au dernier moment avec son pass Interrail. Elle note également le taux de change entre l’euro avec la couronne danoise et le franc suisse.
Finalement elle s'assure qu’elle a bien noté les adresse des ses ami(e)s et qu’elle les a sauvegardées dans une application de cartes sur son téléphone pour pouvoir les retrouver facilement.
Jean Claude et Rachida ont commencé par définir l’espace d'organisation et ses emplacements : un placard, une penderie, 5 étagères et 2 tiroirs d’un côté, 2 semaines de vacances, soit 17 jours de l’autre. Jean Claude a décidé d'agrandir cet espace avec l’acquisition d’un coffre et Rachida s’est assuré d’utiliser tout l’espace (ou plutôt le temps) disponible en planifiant ses vacances dès le vendredi soir.
Place ensuite à la logique de rangement :
Jean Claude a choisi de ranger ses vêtement par tenue, en fonction de leur fréquence d’utilisation plutôt que de mettre tous les pantalons avec les pantalons, tous les t-shirts avec les t-shirts, etc. Il est familier avec le principe de Pareto qui dit que 20% des vêtements sont utilisés 80% du temps et utilise ce constat pour choisir ses emplacements. Les items les moins utilisés, les accessoires et les affaires d’hiver ont pris les places les moins accessibles.
Rachida a organisé son voyage en fonction des temps de trajets et des disponibilités de ses amis. Le choix de l’Interrail permet de répondre à deux de ses priorités : ne pas prendre l’avion et limiter son budget.
Enfin, ils se sont tous les deux assurés d’avoir toutes les informations toujours à disposition en créant un index : Jean Claude affiche la liste et l'emplacement des items qui ne sont pas directement visibles dans son placard, Rachida a noté les informations pertinentes dans un carnet de voyage et dans des applications dédiées sur son téléphone.
Résumé :
| Jean Claude | Rachida | |
| Inventaire |
Liste : sortir tous les vêtements du placard et les inspecter un par un Catégories : faire des tas en fonction du type de vêtement |
Liste : villes Européenne avec des amis Catégories : zones géographiques |
| Tri et priorité |
Éliminer : vêtements abîmés, troués, pas porté depuis un an et qui ne servent pas une occasion particulière Priorité : tenues portées régulièrement (au moins une fois par semaine) |
Éliminer : zones avec le moins d’amis disponibles Priorité : aventure, maximiser le nombre de destination, pas d’avion, budget limité |
| Rangement |
Espace et emplacements : un placard, 5 étagères, 2 tiroirs, une penderie et un coffre Logique : les tenues les plus portées aux places les plus accessibles Index : une feuille de papier collée à une paroi du placard pour les items éparpillés dans le reste de l’appartement |
Espace et emplacements : du vendredi 28 juin au dimanche 14 juillet Logique : faire une boucle en partant de Bruxelles, privilégier les trains de nuit pour les long voyage et utiliser l’Interrail pour la flexibilité et le prix Index : carnet de voyage et applications sur le téléphone |
| Flexibilité | ||
| Entretien |
Maintenant que nos deux amis ont bien rangé tous les items de leurs listes, on peut dire qu’ils ont atteint leurs objectifs respectifs : avoir tous ses vêtements facilement à disposition et planifier un voyage pour partir à l’aventure à travers l’Europe sans prendre l’avion. Il et elle sont organisés !
Mais il reste encore deux étapes pour avoir un système d’organisation complet et pérenne dans le temps.
Quatrième étape : FLEXIBILITÉ
Comme nous l’avons vu, Jean Claude aime bien renouveler sa garde robe en visitant des friperies. Pour ne pas encombrer sa nouvelle organisation, il décide d'adopter la règle suivante : 1 item rentre → 1 item sort. C'est-à-dire que s’il veut acheter une nouvelle chemise, il doit donner ou vendre une de ses anciennes chemises, pareil avec les pantalons, les t-shirts, etc.
Comme il ne sait pas ce qu’il va trouver lorsqu’il visite une friperie, voici la stratégie qu’il met en place : Tous les mois il se donne un budget vêtement et, en fonction de ce qu’il trouve, il remplacera des items dans son placard. Si un certain mois il trouve une chemise et un pantalon, il les ramènera à la maison, choisira une ancienne chemise et un ancien pantalon qu’il enlèvera de son placard pour les remplacer par les nouveaux. Les vêtement enlevés seront mis de côté, dans un panier marqué “à donner/vendre”.
Une semaine avant son départ, Rachida apprend que son amie Maggie sera à Genève début Juillet pour un stage aux Nations Unies. Maggie est Kenyane et ce sera son premier voyage en Europe ! Rachida et Maggie ne se sont pas vues depuis des années, l’occasion est trop belle et Rachida décide de bouleverser la fin de son voyage : elle n’ira pas voir Stéphanie à Milan, elle ira à Genève à la place. Elle envoie un message à cette dernière, qui comprend bien la situation.
Pas besoin de modifier de réservation, le pass Interrail étant par essence un billet flexible. Elle a seulement besoin de réserver une auberge de jeunesse à Genève. Ça coûte un peu cher, même un simple dortoir, mais ça ne pose pas de problème étant donné qu’elle avait planifié un voyage peu cher dès le début. Ce coût supplémentaire ne fait pas exploser son budget.
Pendant le voyage, elle note d’ailleurs toutes ses dépenses dans son carnet pour essayer de maîtriser son budget.
Jean Claude et Rachida ont fait preuve de flexibilité de deux façons différentes. Jean Claude a mis en place un système pour gérer la nouveauté : 1 item rentre → 1 item sort. Rachida a pu gérer une situation imprévue car elle a choisi dès le départ un billet de train flexible et qu’elle avait laissé de la marge dans son budget.
Le panier de Jean Claude, où il met ses anciens vêtements en attente d’être donnés ou vendus fait office de zone tampon : un endroit dédié aux items en attente d’être traités, qu’il place de façon visible pour ne pas l’oublier.
Résumé :
| Jean Claude | Rachida | |
| Inventaire |
Liste : sortir tous les vêtements du placard et les inspecter un par un Catégories : faire des tas en fonction du type de vêtement |
Liste : villes Européenne avec des amis Catégories : zones géographiques |
| Tri et priorité |
Éliminer : vêtements abîmés, troués, pas porté depuis un an et qui ne servent pas une occasion particulière Priorité : tenues portées régulièrement (au moins une fois par semaine) |
Éliminer : zones avec le moins d’amis disponibles Priorité : aventure, maximiser le nombre de destination, pas d’avion, budget limité |
| Rangement |
Espace et emplacements : un placard, 5 étagères, 2 tiroirs, une penderie et un coffre Logique : les tenues les plus portées aux places les plus accessibles Index : une feuille de papier collée à une paroi du placard pour les items éparpillés dans le reste de l’appartement |
Espace et emplacements : du vendredi 28 juin au dimanche 14 juillet Logique : faire une boucle en partant de Bruxelles, privilégier les trains de nuit pour les long voyage et utiliser l’Interrail pour la flexibilité et le prix Index : carnet de voyage et applications sur le téléphone |
| Flexibilité |
Nouveauté : 1 item rentre → 1 item sort Imprévus : impossible de prévoir ce qu’il va trouver à la friperie Zone Tampon : panier “à donner/vendre” |
Nouveauté : rester en contact avec ses amis Imprévus : billet Interrail flexible et garder de la marge dans le budget Zone Tampon : noter les dépenses dans son carnet |
| Entretien |
Cinquième étape : ENTRETIEN
Le système d’organisation de Jean Claude est auto entretenu : en échangeant certains vêtements par de nouveaux tous les mois, il assure un roulement qui garantit que les items dont il se lasse pourront régulièrement être remplacés par des tenues plus enthousiasmantes.
Il lui reste seulement à mettre en place une dernière règle pour s’assurer que sa zone tampon (le panier “à donner/vendre”) ne déborde pas : pas le droit d’acheter de nouveau vêtement tant que le panier n’est pas vide (tant qu’il n’a pas donné ou vendu son contenu).
Il peut aussi éventuellement planifier un nettoyage de printemps annuel : vider l’armoire, faire un coup de ménage et un inventaire rapide comme à la première étape. Il réserve une date pour ça dans son calendrier. S’il est fidèle à son système chaque mois, cela devrait être rapide.
Pendant son voyage, Rachida reste en contact avec ses ami(e)s pour s'adapter à leurs contraintes. Avant chaque départ vers une nouvelle destination elle vérifie les horaires de trains pour s’assurer qu’il n’y a pas eu d’annulation, se familiarise avec la carte de la nouvelle ville, regarde comment se rendre chez son ami(e) ou à l’auberge de jeunesse, et met à jour son budget avec les dépenses qu’elle a effectué pendant l’étape (nourriture, transports, sorties…). Elle s'assure ainsi de ne pas trop dépenser.
La dernière étape de l’organisation doit être facile à mettre en place si des stratégies intelligentes ont été choisies lors des étapes précédentes. Jean Claude a simplement décidé de la fréquence à laquelle il va s’occuper de sa zone tampon : une fois par mois, et de la fréquence à laquelle il va revoir son système complet : une fois par an.
De même, Rachida va simplement faire un point sur son voyage et ses dépenses avant chaque départ vers une nouvelle destination.
Résumé :
| Jean Claude | Rachida | |
| Inventaire |
Liste : sortir tous les vêtements du placard et les inspecter un par un Catégories : faire des tas en fonction du type de vêtement |
Liste : villes Européenne avec des amis Catégories : zones géographiques |
| Tri et priorité |
Éliminer : vêtements abîmés, troués, pas porté depuis un an et qui ne servent pas une occasion particulière Priorité : tenues portées régulièrement (au moins une fois par semaine) |
Éliminer : zones avec le moins d’amis disponibles Priorité : aventure, maximiser le nombre de destination, pas d’avion, budget limité |
| Rangement |
Espace et emplacements : un placard, 5 étagères, 2 tiroirs, une penderie et un coffre Logique : les tenues les plus portées aux places les plus accessibles Index : une feuille de papier collée à une paroi du placard pour les items éparpillés dans le reste de l’appartement |
Espace et emplacements : du vendredi 28 juin au dimanche 14 juillet Logique : faire une boucle en partant de Bruxelles, privilégier les trains de nuit pour les long voyage et utiliser l’Interrail pour la flexibilité et le prix Index : carnet de voyage et applications sur le téléphone |
| Flexibilité |
Nouveauté : 1 item rentre → 1 item sort Imprévus : impossible de prévoir ce qu’il va trouver à la friperie Zone Tampon : panier “à donner/vendre” |
Nouveauté : rester en contact avec ses amis Imprévus : billet Interrail flexible et garder de la marge dans le budget Zone Tampon : noter les dépenses dans son carnet |
| Entretien |
Fréquence pour la zone tampon : une fois par mois Fréquence pour le système complet : une fois par an |
Fréquence pour la zone tampon : avant chaque départ Fréquence pour le système complet : avant chaque départ |
Le tableau ci-dessus décrit deux systèmes d’organisation complets pour deux objectifs très différents : le premier doit gérer des objets et doit rester valable perpétuellement, le deuxième gère un projet éphémère qui combine des évènements, un budget et un nombre important d’informations.
Jean Claude et Rachida ont pourtant suivi un chemin similaire. Ils ont commencé par faire un inventaire des items à organiser, puis on fait un tri et défini leurs priorités avant de trouver des stratégies pour ranger les items de leur inventaire. Enfin, ils se sont assuré que leur système était flexible et ont planifié un entretien régulier pour garantir que celui-ci reste valable pendant toute sa durée de vie (jusqu’à ce que Jean Claude déménage et jusqu’à la fin du voyage de Rachida).
Bien sûr, ces deux situations ont été simplifiées pour l’exemple. En réalité, ce processus est itératif : les stratégies choisies à une étape donnée peuvent influencer les étapes précédentes et les étapes suivantes. On peut revenir en arrière, ou même commencer par la fin. On aurait également pu parler de comment un système d'organisation peut en influencer un autre, en voyant comment l’organisation de ses vacances va dicter la façon dont Rachida organisera son sac de voyage par exemple, ou comment l’organisation de son budget influencera chaque étape de son voyage.
Lire la 3ème partie : les 5 étapes de l’organisation