[Vidéos] La gestion du temps
Le temps.
C’est l’une des premières choses évoquées par les participant.es à mes ateliers ou en coaching individuel : comment s’organiser pour avoir le temps de tout faire ? pour être à l’heure ? pour pas courir partout, pas être constamment dans l'urgence ?
La bonne nouvelle c’est que la gestion du temps est aussi l’un sujet qui a le plus de solutions concrètes, de techniques, d’outils, de règles à appliquer. Ma stratégie lorsque je conseille quelqu’un sur la gestion de son temps est de lui présenter tous ces outils avant de sélectionner ensemble ceux qui seront les plus adaptés et les plus applicables dans sa vie, au quotidien.
1 avril 2024
Dans cette vidéo, je vous invite à embarquer avec moi pour un voyage qui partira de nos ressources, de nos besoins, qui passera par les principes de la survie, pour aboutir à des stratégies de gestion du temps, magistralement synthétisées en 6 grandes règles qui devraient nous permettre de faire face au quotidien avec bravoure, sérénité et efficacité !
1) Préparer l’environnement
Séparer les espaces de productivité, de relaxation, d’introspection…
Avoir tout à disposition pour faire ce qu’on a à faire
Se protéger des distractions
Utiliser des nudges, des accroches, pour automatiser nos comportements
2) Planifier l’action
Déconstruire les tâches en sous étapes gérables individuellement
Définir les priorités suivant des critères pertinents : urgent / important / difficile / livrable…
Travailler en temps limité, se donner des dates butoires avec de la marge et prévoir des fins de journées claires pour gérer notre énergie
Être intentionnel : choisir de se concentrer sur des tâches A ou varier avec des tâches b
3) Déclencher la motivation
S'entraîner à être discipliné
Passer à l’action sans attendre la motivation
Utiliser la boucle action - motivation
Prévoir du renforcement positif avec des récompenses immédiates et futures
4) Optimiser l’exécution
Mettre en place des procédures pour automatiser les comportements
Utiliser la routine et la répétition pour se perfectionner
Augmenter l’efficacité de l’action : diminuer le nombre de mouvements, travailler plus vite, faire moins d’erreurs
5) Décharge mentale
Noter les nouveaux éléments et les imprévus pour
ne pas se déconcentrer
ne pas les oublier
différer l’évaluation
6) Mesurer et ajuster
Mesurer le temps que nous prennent les activités pour améliorer la planification
Noter et analyser nos erreurs et en déduire des pistes d’amélioration
26 janvier 2024
Pour changer des articles de 10 pages, j’ai décidé de faire une série de petites vidéos de 1 minute ou moins pour présenter chacun de ces concepts, principes ou méthodes. Je veux m’améliorer à présenter les choses de façon synthétique, il s’agit donc d’un nouveau challenge intéressant pour moi. J’espère que le résultat plaira.
Voici la liste des sujets que je souhaite aborder.
1) La gestion du temps est une gestion des priorités, et de l’énergie
On a tous 24h par jour. On peut donc théoriquement faire beaucoup de choses en une journée.
La limite vient du fait qu’on n’a ni l’énergie physique ni l’énergie mentale pour être productif.ve pendant 24h d'affilée. Il faut donc choisir ce qu’on va faire tant qu’on a de l’énergie, ce qu’on va garder à faire quand on sera plus fatigué et ce qui va passer à la trappe.
C’est ainsi que la formule “j’ai pas eu le temps” peut se transformer en “j’ai pas pris le temps” ou même en “je n’en ai pas fait un priorité”.
2) L’inventaire mental
La première étape de toute organisation est de faire un inventaire.
On se demande : j’ai quoi à faire ? Dans cette vidéo je présente deux méthodes différentes pour faire un inventaire mental.
La première se concentre sur la distinction entre notre vie pro et notre vie perso.
La deuxième, sur ce que l’on fait et ce que l’on ne fait pas, destinée plutôt à celles et ceux qui ont l’impression d’être débordés, et aux procrastinateurs.
A chacun de choisir sa préférée.
3) La matrice d’Eisenhower
La deuxième étape de l’organisation est de définir nos priorités.
C’est ce que nous propose de faire cet outil bien connu qu’est la matrice d’Eisenhower en définissant 2 facteurs : l’urgence et l’importance.
L’urgence est fonction de la date butoire d’une tâche, définie par quelqu’un d’autre.
L’importance est liée à nos objectifs perso ou pro. C’est nous qui décidons si quelque chose est important ou non.
4) Les tâches A, les tâches b, et c
Eisenhower, qui était président des Etats Unis, n'avait sans doute pas de problème à déléguer les tâches urgentes et pas importantes, mais ce n’est pas forcément notre cas.
En notant les tâches A, b et c dans notre To-Do list, on peut facilement définir nos priorités et mettre en place une organisation pour garantir d’avancer sur nos tâches productives sans laisser de côté les corvées.
Principes de gestion du temps
Les prochaines vidéos exposent une série de principes de gestion du temps.
Note : les mots principe, loi et règle seront ici utilisés de manière interchangeable, bien que ceux-ci présentent des nuances subtiles qui ne nous intéressent pas vraiment dans la pratique de la gestion du temps.
Ces “principes” sont tirés de lois et de règles assez connues qui ambitionnent de décrire les comportements humains. On en tire des recommandations, des stratégies, à adopter pour mieux maîtriser notre temps au quotidien.
Gardons toutefois en tête qu’aucune de ces lois ou de ces principes ne sont universels. Il s’agit d’une boîte à outil dans laquelle chacun et chacune pourra piocher en fonction des ces besoins du moment.
5) La loi du moindre effort
Aussi connue sous le nom de loi de Laborit, la loi du moindre effort décrit un fait psychologique qui ne fait pas débat : on est tous des grosses feignasses.
Si on a le choix entre faire quelque chose de difficile et faire quelque chose de facile, nous préférerons par nature économiser de l’énergie et faire la chose facile (il s’agit d’une stratégie primordiale de survie, ancrée dans nos gènes). Cela implique que si on a des choses difficiles à faire, qui n’impliquent pas directement notre survie immédiate, on devra se forcer. Garder se fait en tête peut nous aider à adopter une certaine discipline nécessaire à la maîtrise de notre temps.
Un retrouve une idée similaire dans le “eat the frog” de Brian Tracy.
6) La loi de la dilatation temporelle
Aussi connue sous le nom de loi de Parkinson, la dilatation temporelle décrit cette tendance que nous avons tous et toutes à ne pas terminer les choses en avance. Il s'agirait encore une fois d’une stratégie d’économie d’énergie ancrée dans nos gènes. En effet, si on n’est pas obligé de terminer quelque chose avant longtemps, pourquoi se fatiguer à le faire maintenant, alors que notre énergie est précieuse pour notre survie ?
Combattre cette tendance naturelle demande une auto-discipline importante, et cela ne se fait qu’avec de la pratique et sur le long terme.
7) La règle des 2 minutes
Cette loi de David Allen est assez populaire. Elle nous recommande de faire immédiatement les petites choses rapides plutôt que de les planifier ou de dépenser de l’énergie mentale à essayer de nous en souvenir. Seulement, cette règle semble entrer en conflit avec la loi du moindre effort qui nous disait de faire les choses les plus difficiles en premier, non ?
Alors déjà, tout ça dépend bien entendu du contexte et des circonstances. Et puis on verra que ce que je retiens de cette règle des 2 minutes est en réalité un corollaire sur l’évitement des distractions.
8) La loi des 20-80
Le principe de Pareto se retrouve dans beaucoup de domaines :
20% des artistes les plus écoutés sur les plateformes de streaming de musique accaparent 80% des auditeurs
20% des personnes possèdent 80% des richesses
20% de notre travail produit 80% des résultats
etc.
Gardons ce principe en tête lorsque nous voulons planifier notre temps et nos tâches.
9) 1 vaut mieux que 0
Un petit slogan issu de la sagesse populaire (j’ai été incpable d’en trouver l’origine) qui nous pousse à nous y mettre et à combattre la procrastination.
Se dire, lorsqu’on a du mal à commencer, que 1 vaut mieux que 0, peut non seulement nous aider à nous motiver, mais sur le long terme permet aussi de tirer parti du principe des effets combinés.
10) L'intentionnalité : la différence entre être occupé et être productif
Être productif, ça ne veut pas seulement dire faire des choses, ça veut dire accomplir des choses importantes. Comme on l’a vu dans une autre vidéo, c’est nous qui décidons si les choses sont importantes ou non, en fonction de si elles permettent de nous rapprocher de nos objectifs personnels ou professionnels.
Être intentionnel c’est donc ça : avoir pris la décision consciente et réfléchie de faire ce qu’on est en train de faire.
11) Faire des livrables une priorité
On parle ici de la gestion de notre temps productif.
Pour bien gérer notre temps il faut 1) savoir ce qu’on a à faire 2) définir les priorités 3) bien faire ces priorités.
On a vu précédemment que les priorités peuvent être définies en fonction de l’urgence et de l’importance. L’importance correspond à ce qui nous rapproche de nos objectifs, et si l’un de ces objectifs est que notre travail soit jugé positivement, une priorité devra être de soigner la partie publiquement visible de notre travail : les livrables.
12) Les blocs de temps
Il fallait bien 10 minutes pour explorer cette méthode très populaire de gestion du temps.
Dans cette série de vidéo nous apprendrons ce qu’est un bloc de temps, comment les mettre en place, les 3 éléments essentiel à tout projet, les 3 écueils de la gestion du temps et comment déconstruire des tâches pour lutter contre le perfectionnisme, la procrastination et la démotivation.
13) Le conditionnement
“Le même stimulus tend à provoquer le même comportement.”
Prendre l'habitude de séparer les espaces et les temps en fonction de l’état d’esprit dans lequel on veut être : productif, détendu, introspectif…
Avoir un espace uniquement dédié au travail pour conditionner notre esprit à la concentration et sanctuarisé des endroits pour la relaxation.
Un exemple typique : ne pas travailler au lit. Le lit c’est fait pour dormir. Si on prend l’habitude de travailler au lit, on risque d’associer cet endroit normalement dédié à la relaxation à de la stimulation intellectuelle, ce qui peut avoir un impact sur la qualité de notre sommeil.
Noter que le conditionnement classique, ou conditionnement pavlovien, peut se distinguer du conditionnement opérant (de Thorndike et Skinner).
14) Gestion de l’énergie
“Ne pas faire plus aujourd'hui que ce qu’on pourra complètement récupérer d'ici demain.”
Le gestion du temps est avant tout une gestion de l’énergie. En effet on peut avoir tout le temps du monde, si on n’a pas d’énergie on ne va pas faire grand chose. On veut être productif aujourd’hui mais aussi demain, et toute la semaine… Prévoir une fin de journée productive claire chaque jour est un bon moyen de préserver notre énergie sur le long terme.
Ce principe est notamment énoncé dans le livre Effortless de Greg McKeown.
15) Gérer les imprévus
Voyons trois stratégies pour anticiper et gérer les imprévus.
1) Traiter les priorités en priorité pour que les choses importantes soient déjà faites en cas d’imprévu
2) Prévoir des marges de manoeuvre pour accommoder les imprévus
3) Évaluer l’urgence et l’importance de l’imprévu qui se présente pour savoir si on doit le traiter tout de suite ou si on peut attendre
16) Mesurer pour maîtriser
“Pour espérer pouvoir contrôler quelque chose, il faut d’abord le mesurer.”
Pour pouvoir faire des ajustements sur l’organisation de notre temps, il faut d'abord savoir comment on utilise notre temps aujourd’hui.
Basé sur la formule “ce qui est mesuré est géré” attribuée à Peter Drucker.
17) L’énergie d’activation
Avant de commencer une activité il peut y avoir une série d’étapes demandant une certaine énergie. Plus l’énergie d’activation nécessaire avant le début d’une activité est importante, moins cette activité a de chances de se produire.
S’efforcer à réduire l’énergie d’activation est une condition nécessaire à la productivité.
18) Établir des routines
Une bonne façon d’être plus efficace, tout en économisant de l’énergie, est de mettre en place des routines.
Les routines permettent d’automatiser des activités tout en réduisant l’énergie mentale nécessaire pour leur réalisation, libérant ainsi du temps pour d’autres occupations, créatives ou relaxantes par exemple.