[Vidéo] Les 5 étapes de l’organisation (partie 3/3)

Lire la partie 1 : ça veut dire quoi être organisé ?

Lire la partie 2 : voyons ces 5 étapes une par une, avec les sous-étapes, et des exemples pour que ce soit plus clair

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Un petit mot sur les intentions avant de commencer : on a vu précédemment que l’organisation devait servir un objectif. Ça veut dire qu’il faut savoir quel est cet objectif. Le problème c’est que parfois (souvent en fait) on a du mal à le définir précisément. Les 2 premières étapes peuvent nous aider à mettre nos intentions au clair, comme Rachida qui s’est rendue compte que sa priorité était de visiter les plus de destination possible.

Étape 1 : INVENTAIRE

On commence par faire la liste de tout ce qu’on a à organiser. Ça peut être des objets, des tâches, des rendez-vous, des idées, des dépenses…
On veut avoir une vue d'ensemble de tous les items que l’on doit ranger avec notre système d’organisation avant de se lancer.

Cette étape répond à la question QUOI ? Il y a quoi à organiser ?

Les 2 sous-étapes sont :

1. Faire une liste

2. Classer dans des catégories

Les catégories peuvent être utiles pour nous aider à faire la liste, et aussi plus tard quand on voudra ranger les items (étape 3).

• Parfois on commencera par faire une liste, qu’on divisera en sous-listes pour créer nos catégories (comme Rachida)

• D’autres fois on commencera par définir les catégories, puis on listera les items sous chaque catégorie (comme Jean Claude)

Les stratégies pour faire un inventaires sont multiples :

• À l’écrit, sur une feuille blanche

• Dans un carnet

• Sur l’ordinateur / le téléphone

• Avec des post-its

• En faisant des tas (d’objets, quand on range un espace par exemple)

• Sur plusieurs jours si besoin

Lorsque l’on choisit nos catégories, il est important de ne pas avoir de catégories “autres” ou “divers” car cela nous mettra en difficulté lors du rangement à l’étape 3.

En maths on dirait qu’on cherche à définir un système complet (ou une partition) : c’est à dire que chaque partie est distincte des autres (aucun item ne pourrait aller dans 2 catégories) et que l’union des parties donne l’ensemble (si on fait la liste de chaque partie, on a la liste complète de tous les items à organiser, il n’y a pas d’item sans catégorie).

Étape 2 : TRI et PRIORITÉ

Une fois qu’on a fait la liste de ce qu’il y a à organiser, faisons un tri. Pour cela définissons :

• Les items qui sont plus importants que les autres (on leur donnera alors une place privilégiée dans notre système d’organisation)

• Les items qui sont superflu (on pourra alors s’en débarrasser)

Cette étape répond à la question POURQUOI ?
Pourquoi on s’organise ? Quel besoin ça sert ? Quel est notre objectif ?

Les 2 sous-étapes sont :

1. Définir les critères de priorité (qu’est-ce qui sert le plus notre objectif ?)

2. Se débarrasser du superflu (qu’est-ce qui ne sert pas notre objectif ?)

Cela implique d'identifier clairement et précisément notre objectif : qu’est-ce qu’on essaye d’accomplir au juste ?

Travailler notre conscience de soi est primordial pour connaître nos motivations, nos ambitions, nos intentions. C’est un vaste sujet qui mérite un article à lui tout seul (et j’anime par ailleurs des ateliers dédiés précisément à ce thème).

Voyons comment appliquer ces concepts à notre système d’organisation.

Identifier le superflu

Qu’est-ce qui est une perte de temps ? d’énergie ? qui ne contribue pas à notre bien être ? qui ne nous rapproche pas de nos objectifs ?

Exemple de questions à se poser :

• Est-ce que c’est important pour moi ou quelqu’un qui m’est cher ?

• Est-ce que c’est en accord avec mes valeurs ?

• Que se passerait-il si je ne le faisait jamais ?

• Si je ne l’avais pas déjà, est-ce que je serais prêt à mettre de l’énergie / du temps / de l’argent pour l’acquérir ?

• Est-ce que je l’ai déjà utilisé / fait dans l’année qui s’est écoulée ?

Établir des priorités

Qu’est-ce qui est essentiel ? indispensable ? qui contribue le plus à nos objectifs ?

Lorsqu’on parle d'organisation d’objets, on peut par exemple définir la priorité par rapport à la fréquence d’utilisation de chaque objet (comme Jean Claude).

Concernant la priorisation dans la gestion du temps, deux concepts sont intéressants à maîtriser : l’urgence et l’importance.

Ce qui est urgent :

• Doit être fait rapidement, le temps est compté

• L’urgence est une contrainte externe : quelqu’un d’autre décide si une tâche est urgente

Ce qui est important :

• C’est important pour nous

• Nous rapproche de nos objectifs perso / pro

• L’importance est une contrainte interne : nous décidons de ce qui est important ou non

Parfois le tri et la définition des priorités peuvent être faites séparément (comme Jean Claude qui jette les vêtements abîmés et priorise ceux qu’il met au moins une fois par semaine, il s’agit bien de deux critères différents).
D’autres fois, la définition de la priorité va informer le tri (comme Rachida qui veut privilégier le fait de rendre visite aux plus d’amis possible, et qui élimine donc les zones où le moins de monde est disponible).

Étape 3 : RANGEMENT

On passe ensuite à l’organisation proprement dite. Souvent les conseils, les astuces d’organisation, sont en fait des stratégies qu’on va utiliser lors de cette étape.

Cette étape répond à la question COMMENT ?
Comment répartir tout ça dans notre espace d’organisation ? Quelle logique utiliser ?

Les 3 sous-étapes sont :

1. Identifier l’espace d’organisation et les emplacements disponibles

2. Définir la logique de répartition

3. Mettre en place un index : comment toujours savoir où est placé chaque item ?

L’espace et les emplacements d'organisation peuvent désigner des endroits physiques (comme quand on range notre placard) mais peuvent aussi désigner un intervalle de temps (quand on organise des événements), un budget (quand on organise un projet), etc. Il s’agit en fait du cadre dans lequel on va ranger nos items.
Souvent ce cadre est évident, mais il est toujours intéressant de l’identifier et de se poser la question des emplacements disponibles. Ça peut nous permettre d’être créatif et de trouver des moyens d’étendre ce cadre, de trouver des façons astucieuses de créer plus d’emplacements (en empilant des choses, en partant en vacance dès le vendredi soir…).

La logique de répartition donne l'occasion de mettre en application toutes les astuces et les stratégies d’organisation qu’on connaît, ou qu’on trouve sur internet, ou dans des livres.
Il en existe une infinité selon qu’on organise des objets, du temps, un projet, nos pensées, etc.
Bien qu’il soit crucial, on ne va pas s’attarder sur ce point car il est trop vaste et mériterait des articles dédiés (les stratégies d'organisation du temps, les stratégies de rangement d’un espace, le Bullet Journal, la gestion de projets…).

Enfin, l’index est un dernier élément à ne pas négliger. Il permet de répondre à la question : comment toujours savoir où sont les choses ? Parce que bon, là, dans le feu de l’action on sait bien où on a rangé chaque chose. Mais dans un mois ? Ou un an ? Soyons clément avec notre nous du futur, faisons un index.
Parfois c’est évident : dans le placard bien rangé de Jean Claude, il verra d’un coup d'œil toutes ses tenues.
Dans la gestion du temps, ça peut être un agenda, ou un calendrier électronique, qui va nous permettre de voir où on a “rangé” chaque événement, ou tâche.
Et des fois ça va littéralement être un index, dans un carnet par exemple, où l’on va inscrire la liste faite en étape 1 et les emplacements choisis pour chacun lorsqu’on a établi notre logique de répartition lors de la sous-étape précédente.

Une fois ces 3 étapes remplies, on peut dire qu’on est bien organisé. On sait ce qu’on a à organiser, pourquoi on s’organise (dans quel but) et comment.

Les 2 étapes suivantes servent à rendre le système d’organisation pérenne dans le temps, à s’assurer qu’on ne se retrouvera pas dans une situation désorganisée dans une semaine, un mois ou un an.

Étape 4 : FLEXIBILITÉ

Une critique assez commune de l’organisation est sa supposée opposition à la spontanéité ou à la créativité. Je crois fermement qu’une organisation efficace peut au contraire favoriser cette recherche de naturel, de fraîcheur : en donnant un cadre pour gérer les choses triviales, on se libère du temps, de l’énergie et de l’espace mental pour s’occuper de la fantaisie.
En ce sens, un système d’organisation efficace doit accommoder les situations inattendues et nouvelles en faisant preuve de flexibilité.

Cette étape répond à la question : comment maintenir le système sur le COURT ET MOYEN TERME ?

Les 3 sous-étapes sont :

1. Comment gérer la nouveauté ?

2. Comment gérer les imprévus ?

3. Mettre en place une zone tampon, où les nouveaux items qui entrent dans le système d’organisation pourront patienter avant d’être traité

La nouveauté désigne les nouveaux éléments (les nouveaux items) qui vont entrer dans le système d’organisation : les nouveaux vêtements, les nouveaux rendez-vous, les nouveaux cours (pour les étudiants) etc. On sait que ces éléments vont arriver, prévoyons donc ce qu’on va faire pour les gérer.
Ça peut vouloir dire laisser des espaces libres dans notre rangement ou dans notre emploi du temps, ou planifier sur le long terme, etc. Une fois de plus, pas de réponse universelle ici mais beaucoup de stratégies disponibles. À chacun et chacune de sélectionner celle qui répondra le mieux à ses objectifs et à son style de vie.

Les imprévus sont des éléments de nouveauté qu’on a pas vu venir à l’avance. Qu’on a pas prévu.
Pour gérer les imprévus on choisit souvent de se laisser de la marge : partir plus tôt pour son rendez vous au cas où il y ait des embouteillages, inclure une marge dans le budget d’un projet, etc.
Mais il existe d’autres solutions ou stratégies qui permettent la gestion des imprévus : les assurances par exemple, ou le fait de choisir des solutions flexibles (comme Rachida avec son pass Interrail).

Enfin, la zone tampon, élément clé de la flexibilité, désigne une zone, un emplacement, dans laquelle on va placer les nouveaux éléments (prévus ou non) le temps de les traiter et des les intégrer dans notre système d’organisation.
Pensez au saladier dans l’entrée, dans lequel on met les vis en trop des meubles IKEA, les boutons supplémentaires attachés aux nouvelles chemises, ou ces 15 dinar tunisiens qui nous restent au retour de notre voyage. On les met là en attendant de savoir quoi en faire.
Autre exemple : si on est concentré sur une tâche et qu’on se rappelle soudain qu’on doit prendre rendez-vous chez le docteur, trois options s’offrent à nous :

• Le faire immédiatement, ce qui nous ferait sortir de notre état de concentration

• Se dire qu’on se souviendra de le faire plus tard, ce qui va utiliser des ressources mentales pour nous rappeler de le faire, et nous met au risque d’oublier

• Le noter dans notre zone tampon (un post it, une note sur le téléphone, la page du jour de notre Bullet Journal…), ce qui nous permet de le sortir de notre tête, de rester concentré, et de prendre le temps de le faire plus tard, quand on y sera disposé

Encore une fois, il existe beaucoup de stratégie possible pour mettre en place une zone tampon.
C’est un élément à ne pas négliger lors de l’élaboration de notre système d'organisation. En effet, il est facile de rester organisé quand tout va bien, mais quand on est fatigué, occupé, ou concentré sur autre chose, il est facile de laisser les choses s’accumuler. Prévoir un endroit désigné où les choses peuvent (un peu) s’accumuler le temps qu’on retrouve un état d’esprit propice à les gérer permet de rendre notre système viable sur le court et moyen terme.

Comme on l’a vu avec les exemples de Jean Claude et Rachida, on peut sauter certaines sous étapes dans certaines situations. En organisant des vêtements dans un placard, on a peu de chances d’avoir des imprévus. Une fois qu’un projet (comme un voyage) prend en compte tous les éléments prévus, on aura pas forcément de nouveaux éléments à ajouter, par contre il est important de prendre en considération les imprévus.

Étape 5 : ENTRETIEN

Maintenir le système sur le court et moyen terme, c’est assez facile, si on met en place des stratégies efficaces lors de l’étape 4.
Mais on sait par expérience que sur le long terme, c’est plus difficile. Cela vient principalement du fait que, comme nous l’avons vu plus haut, une organisation répond à un objectif. Or les objectifs changent au fil du temps. L’entretien assure que notre système reste pertinent au fil des mois et des années.

Cette étape répond à la question : comment maintenir le système sur le LONG TERME ?

Les 2 sous-étapes sont :

1. À quelle fréquence vider la zone tampon ?

2. À quelle fréquence revoir le système d’organisation ?

Lors de l’étape précédente, nous avons mis en place des stratégies pour garantir la flexibilité, notamment la zone tampon dans laquelle nous allons faire patienter les nouveaux items qui entrent dans notre système d'organisation. Seulement si on  laisse à notre seule bonne volonté le soin de s’occuper de cette zone tampon, on sait que le saladier dans l’entrée ne risque pas de se vider.
La première sous-étape nous dit donc de planifier à quelle fréquence nous allons nous occuper de la zone tampon.
Par exemple : tous les soirs, on va transférer les tâches que nous avons notées dans notre téléphone, vers notre agenda ou notre Bullet Journal. Ou alors une fois par semaine on va faire le tri du courrier qui est arrivé, etc.
Une des stratégies d’entretien la plus efficace est de définir un rythme et de s’y tenir, jusqu’à ce que cela devienne un automatisme, que cela ne nous demande plus aucune volonté mentale pour le faire.

De même, et sur un temps plus long, il est intéressant de régulièrement revoir le système complet pour s’assurer qu’il est toujours en accord avec notre style de vie et avec nos objectifs du moment. Cette dernière sous-étape nous dit de planifier à quelle fréquence nous allons faire cette réévaluation complète de notre système d’organisation.
Une fois par an par exemple, on peut faire un nettoyage de printemps : refaire un inventaire (étape 1), un tri, redéfinir les priorités (étape 2), se demander si les stratégies de rangement (étape 3) et de flexibilités (étape 4) sont toujours efficaces ou si on doit les ajuster, et planifier un nouvel entretien (étape 5).
Si le système d’organisation est bien pensé, que nous restons flexibles, que nous vidons régulièrement notre zone tampon, l’entretien de notre système d’organisation devrait être facile et rapide à faire.

La boucle est donc bouclée : la dernière étape de l’organisation nous dit de retourner à l’étape 1 !
L’organisation est un processus. Si on est organisé à un instant t, ça ne veut pas dire qu’on sera organisé pour toujours. Nos besoins changent, nos envies aussi, et nos objectifs. Comme on ne peut dire qu’une organisation est efficace que si elle nous permet d’atteindre nos objectifs, celle-ci doit évoluer quand nos ambitions et nos besoins changent.
C’est le principe de l’amélioration continue : on essaye quelque chose aujourd’hui, demain on garde ce qui marche et on change ce qui ne marche pas (ou plus).
Ces 5 étapes de l'organisation constituent un cadre pour s’organiser, que chacun pourra expérimenter et s'approprier.

Pour aller plus loin, j'anime des ateliers et des séances de coaching en organisation. Venez voir, c’est vachement bien !